Automatisierung und Digitalisierung

Work smarter, not harder

Alle haben ihn kommen sehen, alle reden seit Jahren über ihn – seit Neuestem ist er das Thema Nummer eins in Unternehmen: der Fachkräftemangel. Abhilfe versprechen automatisierte Verfahren, die die Produktivität erhöhen und zugleich den Erwartungen der digital-affinen Generation Z entsprechen. Lösungen, wie sie Lurse Technology Solutions anbietet.

Jeder, der hierzulande Personalverantwortung trägt, weiß es: Deutsche Unternehmen haben zunehmend Schwierigkeiten, freie Stellen mit qualifizierten Kräften zu besetzen. Für die Studie „Trends in Vergütung und HR“ befragt Lurse jährlich mehrere Hundert HR-Verantwortliche aus allen Branchen. Auf die Frage nach dem wichtigsten Thema in der Personalarbeit nannten in der aktuellen Studie 82 Prozent der Teilnehmer das Problem des Fachkräftemangels. Das entspricht einem Plus von nicht weniger als 19 Prozent gegenüber dem Vorjahr und befördert das Thema im Ranking der drängendsten HR-Fragen von Platz fünf erstmals auf Platz eins.

Für diesen Sprung gibt es aktuelle Gründe wie das Abflauen der Corona-Krise, aber die tiefere Ursache ist der demografische Wandel. Experten gehen davon aus, dass die Zahl der Erwerbspersonen in Deutschland bis zum Jahr 2060 um ein Drittel sinken wird. Selbst eine jährliche Zuwanderung von mehreren Hunderttausend Menschen wird den Rückgang nur begrenzen, aber nicht aufhalten können. Logische Schlussfolgerung: Wenn wir unseren Wohlstand wahren und deutsche Unternehmen weiter erfolgreich sein wollen, müssen weniger Menschen mehr leisten.

Automatisierung: Herausforderung und Chance

„Um die Produktivität pro Kopf zu steigern, sind Fortschritte in der Automatisierung und Digitalisierung nötig. Das geht nicht nur die IT- und HR-Abteilungen an, sondern alle Beschäftigten“, sagt Florian Soter, Managing Partner bei Lurse Technology Solutions. „Ein entsprechendes Mindset birgt auch die Chance, die Arbeit und damit das Unternehmen für junge Talente attraktiver zu machen.“

Digitale Tools und Plattformen ermöglichen es, Zeit und Arbeitskraft intelligenter einzusetzen. Nicht nur in der Produktion, auch im administrativen und im Dienstleistungsbereich kann man sich wiederholende Tätigkeiten komplett automatisieren und digitalisieren. Dies kommt auch der Mentalität der Generation Z entgegen. Denn viele der im neuen Jahrtausend Geborenen wollen keine immer gleichen, sich wiederholenden Aufgaben erledigen, wenn es dafür bessere, technologische Lösungen gibt.

Welche Tätigkeiten lassen sich automatisieren?

Grundsätzlich sind alle repetitiven Aufgaben für Automatisierungslösungen geeignet, darunter

• fast alle Arbeitsschritte, die heute über Excel gesteuert werden,
• Dokumentationen, die sich mit dem Kalender synchronisieren lassen, etwa Urlaubsanträge oder das Tracking von Arbeitstagen, sei es am Firmenarbeitsplatz oder im Homeoffice,
• die eindeutige Benennung von Dokumenten,
• die Visualisierung von Unternehmenskennzahlen,
• Sammlung und Austausch von Daten und einiges mehr.

Um es an einem konkreten Beispiel zu verdeutlichen: Urlaubsanträge werden in vielen Unternehmen per Mail bei der Personalabteilung eingereicht. Diese tauscht sich darüber mit den Vorgesetzten des betreffenden Mitarbeitenden aus und trägt die Urlaubstage dann selbst ein. Kommunikation, Ausnahmeregelungen und Änderungen verursachen dabei stets einen gewissen Arbeitsaufwand. Zudem sind die wechselseitigen Informationen oft intransparent. All das lässt sich relativ einfach vermeiden. Lurse Technology Solutions schlägt seinen Kunden als Lösung eine Power App vor, über die alle Beschäftigten ihre gewünschten Urlaubszeiten selbst eintragen. Die zuständigen Führungskräfte werden automatisch über die jeweiligen Anträge unterrichtet und können diese bearbeiten. Eine Logic App pflegt die eingetragenen Daten automatisch, und die relevanten Informationen sind für alle Beteiligten jederzeit einsehbar. So wird der gesamte Prozess beschleunigt und die Kommunikation effizienter. Aktualität und Transparenz der Informationen werden ebenso gesichert wie die Konsistenz der Daten.

Auch Auftragsprozesse lassen sich mithilfe einer Power App strukturieren und damit automatisieren. Ein weiteres Beispiel ist das datengetriebene Marketing. Mittels Logic Apps kann ein Unternehmen Kundeninformationen aus den unterschiedlichsten Quellen integrieren. Anschließend wertet es diese über eine Sprach-KI aus und analysiert sie in PowerBI. Gegenüber seinen Wettbewerbern kann es damit strategische Vorteile herausschlagen. Die Liste der Automatisierungslösungen ließe sich noch weiter fortsetzen, von Datenaustauschplattformen über die Formularerkennung via KI bis zur Ablösung von Legacy-Systemen in Lotus Notes, Excel, Access etc. Doch wie sieht es mit den notwendigen Tools aus?

Der Werkzeugkasten ist gut gefüllt

„Die gute Nachricht lautet: Viele Unternehmen verfügen bereits über die notwendigen Mittel, nur wenden sie sie leider nicht an“, sagt Florian Soter. Insbesondere die Microsoft Suite bietet zahlreiche Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren. Denn die meisten Firmen haben mit Microsoft Lizenzverträge für ihre Standard-Software, in denen Lizenzen für Automatisierungs-Tools bereits enthalten sind. Sie können diese Anwendungen also ohne zusätzliche Lizenzen aufsetzen. Häufig funktionieren diese mit Low-Code-Lösungen oder ganz ohne Code. Das erlaubt es, Applikationen und Automatisierungen schneller und kostengünstiger zu erstellen, häufig ganz ohne professionelle Entwickler. Auch Verwaltung und Weiterentwicklung erfolgen wesentlich schneller und günstiger als mit selbst erstellter Custom Software.

Bisher waren Applikationen und Softwarelösungen überwiegend Themen, mit denen sich die IT-Spezialisten in den Unternehmen auseinandergesetzt haben. Wie beschrieben, liegen die Potenziale der Automatisierung aber im operativen Bereich. Es geht um Prozesse, das On-, Cross- oder Offboarding von Mitarbeitenden, um Genehmigungsprozesse oder die Durchführung von Mitarbeitergesprächen. Also Vorgänge, die in jeder Fachabteilung alltäglich anfallen und die bisher meist ohne IT gelöst wurden. „Das heißt: Es braucht jeden einzelnen Beschäftigten, um die Potenziale der Automatisierung zu aktivieren“, erklärt Florian Soter. „Es gilt, ein Bewusstsein für die Möglichkeiten und Chancen der Automatisierung zu schaffen.“

Junge Talente automatisch gewinnen

Die Vorteile liegen also auf der Hand: Automatisierte Prozesse sind schneller und genauer als manuelle. Sie lassen sich immer neu skalieren, um große Datenmengen oder Transaktionen zu verarbeiten. Das senkt die Kosten, erhöht die Effizienz eines Unternehmens und erweitert seine Handlungsfreiheit.

Von den Vorteilen profitieren aber nicht zuletzt auch die Beschäftigten. Sie werden durch die Automatisierung von sich wiederholenden, zeitaufwändigen Arbeiten entlastet und können sich auf wichtigere, befriedigendere und wertschöpfende Aufgaben konzentrieren. Sie erhalten die Möglichkeit, ihre Kenntnisse und Fähigkeiten zu erweitern und neue Ideen zu verfolgen. Darüber hinaus bietet ihnen der Zugang zu den benötigten Tools und Informationen die Möglichkeit, flexibel, etwa von zu Hause aus, zu arbeiten. Gerade junge Mitarbeitende der Generation Z legen besonderen Wert auf die Work-Life-Balance und ihre Arbeitszufriedenheit.

Kurz: Automatisierung und Digitalisierung sind unverzichtbare Instrumente im Kampf gegen den Fachkräftemangel. Sie sind unverzichtbar, um Top-Talente anzuziehen und zu halten und um im Unternehmen eine kollaborative und innovative Kultur zu fördern. Die Ideen sind da, die Chancen sind da und die Werkzeuge sind da. Es kommt nur darauf an, sie zu nutzen.

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