Innovatives bAV-Portal der Krones AG sorgt für Transparenz, Flexibilität und Kosteneffizienz

Im Juli 2019 hat die Krones AG zusammen mit der Lurse AG ein voll digitalisiertes Portal für die betriebliche Altersversorgung (bAV) eingeführt. Es erlaubt den Beschäftigten, sich ihre bAV so einfach zusammenzustellen wie in einem Online-Warenkorb. Die Krones AG reduziert damit sowohl Kosten als auch Verwaltungsaufwand. Der Vertragsabschluss erfolgt rechtssicher, digital und vollkommen papierlos.

Die Krones AG mit Sitz in Neutraubling, Bayern produziert mit über 16.000 Beschäftigten weltweit an mehr als 100 Standorten Abfüll- und Verpackungsanlagen für die Getränke- und Nahrungsmittelindustrie. Die Zusammenarbeit mit Lurse in Sachen bAV hat bereits 2014 mit einem neuen Direktzusagemodell begonnen und Mitte 2019 mit der umfassenden Digitalisierung der Prozesse einen wichtigen Meilenstein zur bAV-Gesamtstrategie des Krones Konzerns beigetragen.

Krones sah sich 2017 einer historisch gewachsenen, sehr heterogenen bAV-Landschaft gegenüber, die mit zeitintensiver, papiergebundener Administration einherging. Diese interne Situation bildete zusammen mit der Abkehr der Versicherungswirtschaft von den Garantiezinstarifen den Ursprung dieser zweiten Modernisierungswelle in der Krones-bAV.

Ausgehend von eingescannten Teilnahmeunterlagen in der elektronischen Personalakte und dem damaligen Lurse-Online-Portal, das nach Vergleichsberechnungen den Download papierbasierter Antragsunterlagen sowie bAV-bezogene Information bot, wurden folgende Ergebnisse erzielt:

Im Zuge des Projekts wurden alle bAV-Prozesse innerhalb der Administration auf ihr Optimierungs- und Digitalisierungspotential hin untersucht. Letztlich konnte ein Großteil der anfallenden bAV-Verwaltung während des kompletten Lebenszyklus eines Beschäftigten auf Lurse ausgelagert werden. Durch Digitalisierung konnten Direktversicherungsdaten in der Größenordnung von knapp 700 DIN A4 Ordnern sowie rund 14.000 Dokumente von Altversorgungen in die E-Akte bzw. das neue Krones-bAV-Portal übernommen werden. Der Antragsprozess erfolgt ausschließlich via Online-Portal.  Alle Daten werden zwischen Lurse und Krones per SAP-Schnittstelle ausgetauscht. Die Einrichtung neuer bAV-Verträge benötigt kein Blatt Papier mehr.

Die Umstellung der gesamten bAV-Kommunikation auf volldigital erspart zudem Papier- und Druckkosten. Die Einführung des neuen Portals wurde mit einer strukturierten und umfassenden Mitarbeiterkommunikation, beispielsweise mit Videos, Beratertagen an den Standorten, Informationsflyern etc. flankiert. Ebenso konnte die hausinterne Beratung durch den Arbeitgeber zu Neu- und Altsystemen durch eine, alle Durchführungswege umfassende Beratung seitens Lurse, abgelöst werden. Die Buchung von persönlichen Beratungsterminen erfolgt via Online-Kalender durch den Beschäftigten.

Die Lösung, die das Team von Krones zusammen mit Lurse umgesetzt hat, bildet die Prozesskette innerhalb der bAV digital ab: vom Arbeitgeber über Lurse und die Versicherer bis zu den einzelnen Beschäftigten.

Zunächst liefert Krones die bAV-relevanten Stamm- und Vertragsdaten des jeweiligen Beschäftigten an das Verwaltungssystem von Lurse. Von dort werden die Daten gegebenenfalls in Form von Anträgen an den Produktgeber – Versicherer oder Versorgungswerk – weitergereicht. Dieser wiederum meldet den entsprechenden Vertrag oder die Police an das Verwaltungssystem zurück, das sie schließlich an den Arbeitgeber übermittelt und dem Beschäftigten alle relevanten Dokumente digital zustellt. Auch eine Plausibilitätsprüfung der Daten ist integriert. Um die Abläufe so effizient wie möglich zu gestalten, wurden bewusst nur solche Produktgeber in das Portal integriert, die es ermöglichen, rechtssichere Verträge papierlos abzuschließen.

Für die Beschäftigten bildet das neue bAV-Portal das Herzstück. Das Krones-bAV-Portal bietet die datenschutzsichere Möglichkeit, sich die bAV wie in einem Online-Shop ganz nach Bedarf zusammenzustellen. Die Beschäftigten können sich über erworbene Besitzstände informieren, Leistungskomponenten hinzufügen, in Echtzeit Beiträge und Leistungen berechnen lassen, neue Verträge abschließen oder bestehende ändern. Neue Tarife ermöglichen es den Beschäftigten außerdem, einen Teil ihres Beitrags individuell in einen professionell gemanagten Fonds zu leiten und so von den Chancen des Kapitalmarkts zu profitieren.

Im Laufe des Jahres 2020 sollen auch die Beschäftigten sämtlicher Krones-Töchter über das Portal informiert werden. Auch technisch werden in Zukunft weitere Features, die einen kontinuierlichen Fortschritt der digitalen Prozesse ermöglichen, im Krones-bAV-Portal umgesetzt. Hierzu gehören weitergehende unternehmensspezifische Konfigurationen, Features in der Änderungsberechnung bestehender Verträge sowie ein vorgesehenes HR-Admin-Portal für Krones als Arbeitgeber.

In diesem Film wird der ausgezeichnete Digitalisierungsprozess noch einmal dargestellt.