Digitale Mitarbeiterportale in der bAV bieten Transparenz und Entlastung der Pensionsadministration
Auf dem zweiten Lurse Round Table BAV 4.0 am 24. Juni 2021 standen die Bedeutung und Konzeption von Mitarbeiterportalen in der bAV im Zentrum des Programms. Wolfgang Degel, Leiter bAV im Personalwesen der BMW AG und Sabine Eichler, Spezialistin Vergütungsmanagement bei der Krones AG gaben einen Einblick in die unternehmenseigenen Mitarbeiterportale.
Beide Portale wurden mit dem Handelsblatt Diamond Star BAV 4.0 ausgezeichnet. Die Vorträge bildeten die Grundlage für eine fundierte Diskussion. Unser herzliches Dankeschön gilt den Referenten und Teilnehmern für den sehr spannenden fachlichen Austausch.
Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die Funktionalitäten von bAV‐Mitarbeiterportalen:
Zum festen Bestandteil eines zukunftsfähigen Versorgungssystems im Unternehmen gehört es, Transparenz für die Mitarbeiter herzustellen. Über Online‐Portale lässt sich diese Transparenz zeitgemäß und effizient realisieren.
Portale bieten Arbeitnehmern eine einfache, schnelle und umfassende Information über ihre Versorgungszusagen, Altersteilzeit‐ und Lebensarbeitszeitsysteme. „Jeder Mitarbeiter bei BMW hat die Möglichkeit, alle notwendigen bAV‐Informationen in dem BMW‐Portal abzurufen“, berichtete Wolfgang Degel.
Schnelle Informationen, rechtssichere Abschlüsse
Der Portalzugang ist mit dem Smartphone, über eine App, dem PC oder Tablet von jedem Standort mit Internetverbindung möglich. Über ein Mitarbeiterportal können sich Arbeitnehmer über das Produktangebot bei der Entgeltumwandlung informieren, Leistungsberechnungen durchführen, Arbeitgeberzuschüsse und ‐zusagen abfragen, Kontoinformationen einsehen, Vertragsänderungen vornehmen und neue Versorgungsverträge abschließen. „Der Antragsprozess im Krones‐Portal läuft in allen Durchführungswegen komplett digital und papierlos ohne Unterschrift“, so Sabine Eichler. Auch der Schriftverkehr und alle Dokumente lassen sich ablegen und vom berechtigten Nutzer einsehen.
Effiziente bAV‐Verwaltung für den Arbeitgeber
Eine weitere Funktionalität kann der digitale Rentenantrags‐ und Rentenauszahlungsprozess inklusive der Wahl der Auszahlungsvariante sein. Angeboten werden können Rentenrechner zur persönlichen Berechnung der Brutto/Netto‐Versorgungslücke über alle drei Säulen der Altersversorgung und einem Vorschlag zur Schließung der Versorgungslücke. „Im BMW‐Portal kann jeder Mitarbeiter über den Rentenrechner seine individuelle Altersvorsorge inklusive der gesetzlichen Rente berechnen und abschätzen“, erzählte Wolfgang Degel.
Zusätzlich können über Portale Beratungsgespräche vereinbart sowie umfangreiches Informations- und Videomaterial zu allen Versorgungen zur Verfügung gestellt werden. Dem Arbeitgeber ermöglicht das Portal eine papierlose und effiziente Administration der Versorgungssysteme, eine größere Wertschätzung der bAV durch die Mitarbeiter und die Möglichkeit, über aktuelle Aktionen zu informieren.
Gezielte Kommunikationsmaßnahmen
Für eine breite Teilnahmequote auf den Mitarbeiterportalen sind gezielte und regelmäßige Kommunikationsmaßnahmen über die Firmenzeitschrift, das Intranet, Informationsveranstaltungen und Mailingaktionen notwendig. „Krones hat durch ein umfassendes und kontinuierliches Kommunikationskonzept eine Beteiligungsrate von über 80 % erzielt“, so Sabine Eichler.
Auf Transparenz und leichte Bedienbarkeit kommt es an
Die Teilnehmer des Round Tables aus großen und mittelständischen Unternehmen waren sich einig, dass Mitarbeiterportale den Nutzern Transparenz über alle Versorgungsysteme im Unternehmen bieten. Zudem sollten sie einfache und papierlose Kommunikations‐ und Verwaltungsprozesse in der bAV ermöglichen. Voraussetzung für eine breite Nutzerquote ist eine verständliche Bedienung.
Lesen Sie im Folgenden, welche Anforderungen/Funktionalitäten ein Portal aus der Unternehmensperspektive erfüllen sollte:
„Digitale Mitarbeiterportale haben Vorteile wie Transparenz, Flexibilität und Hilfestellung bei der Darstellung von komplexen Themengebieten. Dies führt im Bereich der bAV zu mehr Akzeptanz und Wertschätzung bei den Mitarbeitern gegenüber den betriebsinternen Benefits. Die Standardisierung und Automatisierung entlastet die Personalabteilung von administrativen Aufgaben.“
Michael Siegler, Comp & Benefit Analyst, Qualcomm CDMA Technologies
„Ein bAV‐Portal zielt vor allem auf Transparenz ab. Multiple Datenströme gilt es zu einem aussagekräftigen bAV‐Konfigurator mit digitaler Abschlussmöglichkeit sowie einer Übersicht aller Verträge zu bündeln. Ergänzt um ein attraktives multimediales Informations‐ und Beratungsangebot sollte so ein möglichst performantes bAV‐Gesamtangebot für den Mitarbeiter entstehen.“
Sabine Eichler, Corporate Compensation and Benefits, Human Resources and Social Affairs, KRONES AG
„Gerade bei Wertpapier rückgedeckten Versorgungszusagen sind Mitarbeiterportale ein wichtiges Instrument für die Kommunikation. Ein Mitarbeiterportal sorgt hier für eine jederzeitige, absolute Transparenz über den Stand der betrieblichen Altersversorgung.“
Marcus Mueller, HR Germany, Labor Relations & HR Products, Covestro
„Digitale Mitarbeiterportale gewinnen in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung, da bei den Mitarbeiter*innnen das Bewusstsein für ihre Altersvorsorge stetig wächst. Wir Unternehmen sind nun gefordert, mit digitalen Mitarbeiterportalen die Voraussetzungen zu schaffen, dass sich unsere Mitarbeiter*innen einen Überblick über ihre betriebliche, aber auch gesetzliche und private Altersversorgung machen können.“
Dirk Schätzke, Leiter Pension Administration Germany & Sub Process Manager Pension, Vattenfall
Autorin des Rückblicks
Utta Kuckertz‐Wockel