Am 13. Dezember 2021 fand der dritte Lurse Round Table Frauen in der bAV statt. Das Programm war von zwei spannenden und komplexen Praxisberichten geprägt. Monika Hennersberger, Referentin Personal bAV der BMW Group stellte in ihrem Vortrag die Ablösung einer Leistungszusage durch eine fondsorientierte kapitalgedeckte Altersvorsorge vor. Dr. Tamara Voigt, Head of Pensions im Bayer-Konzern berichtete über das Konzept und die Entwicklung der bAV-App „myPensions“. Zu Beginn des virtuellen Treffens gab Ilka Houben, Leiterin Alterssicherungspolitik im GDV einen Einblick in die Eckpunkte des Koalitionsvertrages in Sachen Altersversorgung. Unser herzliches Dankeschön gilt den Referentinnen. Im Folgenden erhalten Sie einen Einblick in den Beitrag von Frau Dr. Voigt. 

Planung, Entwicklung und Einführung der Bayer-App „myPensions“

2018 startete Bayer mit der Planung der unternehmensinternen bAV-App „myPensions“. Ziel war es, die Bayer-Altersversorgung einfach, verständlich und monatsgenau in einer App darzustellen. Jeder Mitarbeiter sollte ausschließlich die Informationen seiner persönlichen Versorgungsdaten über die App erhalten.

Konzept und Entwicklung der bAV-App „myPensions“

Bayer entschied sich vorwiegend aus datenschutzrechtlichen Gründen, die eigene bAV-App myPensions inhouse zu entwickeln. Ziel war die Erweiterung des globalen, hauptsächlich für digitale HR-Services genutzten Mitarbeiterportals myServices um eine bAV-App. Die bAV-App sollte als Ergänzung zur bereits vorhandenen jährlichen Anwartschaftsdarstellung eine monatsaktuelle Information über das Versorgungsniveau jedes einzelnen Beschäftigten in deutscher und englischer Sprache bieten.

Mit dem Ziel einer optimalen Nutzerfreundlichkeit wurde eine ausführliche Bedarfsanalyse unter den Beschäftigten vorgenommen und es wurden Personas definiert. Im Rahmen der Bedarfsanalyse formulierten Mitarbeiter ihre Anforderungskriterien an eine bAV-App. Anschließend wurden die Befragungsergebnisse aggregiert und analysiert. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse bildeten die Grundlage für den Austausch mit weiteren beteiligten Akteuren.

Das Projekt wurde, zur Freude aller Beteiligten, in ein dreitägiges Design Lab von Apple und SAP in San Francisco aufgenommen. Dort stand die User Experience, ein Design-Workshop und die kollaborative Erarbeitung von ersten High-Fidelity Mock-Ups auf der Agenda. Die Ergebnisse dieses Workshops wurden ebenfalls als Grundlage für die weitere Entwicklung genutzt.

Folgende Kernfunktionen wurden durch ein Projektteam für die App festgelegt:

• Individualisierte Darstellung der jeweils relevanten bAV-Regelungen mit kurzen Erläuterungstexten
• Expliziter Hinweis auf nicht genutzte/nicht ausgeschöpfte Möglichkeiten zur Verbesserung der Versorgung
• Anzeige der Anwartschaft heute und Hochrechnung auf das Rentenalter (monatsaktuell)
• Historische Übersicht zu Beiträgen (Anteil Bayer/Mitarbeiter/in) und zur Entwicklung der Anwartschaft
• Berücksichtigung unterschiedlicher Informationsbedarfe durch unterschiedliche Detailtiefe im Rahmen der Darstellungslevel
• Erzeugen von PDF-Dateien für die persönliche Ablage
• Eingaben anderer Rentenleistungen (z. B. gesetzliche Rente)
• FAQs
• für mobile Endgeräte optimierte Darstellung
• Weiterführende Links ins BayerNet (Intranet), z. B. auf Info-Broschüren

Die App-Entwicklung wurde stufenweise vorgenommen und ist noch nicht vollständig abgeschlossen. Die erste Ausbaustufe konnte nach einer Pilotphase am 3. Juni 2020 live gehen. Alle großen bAV-Systeme von Bayer waren zu diesem Zeitpunkt in der App abgebildet. Dazu gehören die:

• Grundrente Bayer-Penka/Rheinische Pensionskasse
•  Zusatzrente/3. Versorgungsstufe/Matching Contribution
•  Besonderheiten hinsichtlich abgelöster Versorgungsregelungen bei Grund- und Zusatzrente
•  Langzeitkonto, Anzeige der angesparten Zeit
•  Möglichkeit zu eigenen Eingaben

In der zweiten Ausbaustufe wurden im Januar 2021 statische und dynamische Besitzstände sowie sonstige Firmenleistungen in die App integriert. Anfang des Jahres 2022 werden Zusatzversicherungen und die Riester-Versorgung dargestellt werden können. Als nächste Erweiterung stehen die Implementierung der Deferred Compensation-Modelle, die Verknüpfung weiterer ESS-Funktionen und ein umfassender Kalkulator mit flexiblen Annahmen für Hochrechnungen auf dem Programm.

Die App ist ausschließlich auf Firmenendgeräten nutzbar. Das sechsköpfige Projekt-Team trifft sich wöchentlich zur Verbesserung und Weiterentwicklung der App.

Standardisierter Aufbau der App in jedem bAV-Element

Alle bAV-Zusagen haben den gleichen übersichtlichen Aufbau in der App (siehe Abbildung 1). An erster Stelle steht die Erklärung der Zusage mit der dazugehörenden Finanzierung. Es folgen die Aufführung von Versorgungsträger, Tarif und Renteneintrittsalter, der erreichten und zu erreichenden Bruttoanwartschaft (mtl./jährl.) sowie modellspezifische Ergänzungen. Abschließend ist der Arbeitnehmerbeitrag und die Beitragshistorie von Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufgeführt.

Um den Beschäftigten ein vollständiges Bild über ihre zu erwartenden Leistungen im Alter zu geben, wurde die Möglichkeit geschaffen, andere Anwartschaften (z. B. Anwartschaften ehemaliger Arbeitgeber, gesetzliche Rente) ebenfalls einzugeben. Diese werden gespeichert und in graphische Darstellungen der Altersvorsorgeleistungen einbezogen.

Zusätzlich wird in einer tabellarischen Übersicht die Entwicklung der Anwartschaften und Beiträge in den letzten drei Jahren aufgeführt. Ein FAQ-Bereich stellt ergänzende Informationen für jedes spezifische bAV-Element und ggf. eine Verlinkung auf weitere Informationen im BayerNet (Intranet) zur Verfügung.

In optionalen bAV-Modellen wird in einem Hinweisfeld über den aktuellen Teilnahmestatus des Beschäftigten informiert.

Herausforderungen bei der Umsetzung

Die App myPensions war eine große Herausforderung für das Projekt-Team. Grund waren knappe IT-Kapazitäten, umfangreiche Abstimmung mit externen Entwicklern sowie divergierende Vorstellungen bei der Darstellungsweise. Alle Beteiligten mussten Kompromisse eingehen. „Für die Entwicklung einer firmeneigenen bAV- benötigt man einen langen Atem,“ berichtete Frau Dr. Voigt.

Ein großer Erfolg

Die App myPensions wurde in der Einführungsphase von ca. 125 Beschäftigten pro Tag genutzt. Im Einführungsmonat Juni 2020 konnten 4.500 Nutzer verzeichnet werden, davon 3,5% auf mobilen Endgeräten. Nach der erstmaligen Promotion im Intranet konnten im November 2021 rund 2000 reguläre Nutzer verzeichnet werden. Von den derzeit rund 200 angebotenen Bayer-Apps liegt die App „myPensions“ durchgehend auf den Plätzen 20 bis 30. Das Feedback der Mitarbeiter ist extrem positiv. Insbesondere werden der Zuschnitt auf die individuelle Versorgungssituation, die Übersichtlichkeit und Verständlichkeit der App gelobt. Besonders hervorgehoben wird der selbsterklärende Aufbau und die damit verbundene intuitive Navigation.

Autorin des Rückblicks

Utta Kuckertz-Wockel